Externe Unterstützung vorbereiten und Betroffene abgestimmt informieren

Die Bewältigung einer Krise hängt auch davon ab, auf welche Unterstützung eine Organisation außerhalb ihrer eigenen Strukturen zurückgreifen kann. Hierzu ist zunächst zu untersuchen, welche Akteure über geeignete Ressourcen verfügen und unter welchen Voraussetzungen diese genutzt werden könnten. Neben der grundsätzlichen Bereitschaft zur Unterstützung sind dabei die Anforderungen beider Organisationen zu berücksichtigen.

Angenommen, eine Kindertagesstätte kann ihr Gebäude nach einem Wasserschaden vorübergehend nicht nutzen. Als mögliche Ausweichmöglichkeit kommen Räume einer benachbarten Schule infrage. Bevor daraus ein Angebot an die Familien entsteht, müssten die Beteiligten klären, ob die Räume für die Betreuung geeignet und zu den benötigten Zeiten verfügbar sind. Auch der Zugang, die erforderliche Ausstattung und die Auswirkungen auf den Schulbetrieb gehören zu diesen Voraussetzungen.

In unserem veröffentlichten Working Paper „Bewertung von organisationaler Krisen-Resilienz anhand des Resilienzrisikoreifegrades“ (Rico Kerstan und André Röhl, NBS Northern Business School, Nr. 1/2025) unterscheiden wir die interne und externe Perspektive organisationaler Resilienz. Der Resilienzrisikoreifegrad dient der qualitativen, organisationsspezifischen Bewertung von Risiken sowie Widerstands- und Bewältigungsfähigkeit anhand ausgewählter Krisenszenarien. Gegenseitige Unterstützung mit weiteren Akteuren gehört zur externen Bewältigungsperspektive.

Wenn eine solche Zusammenarbeit möglich ist, entsteht neben der Bereitstellung der Ressourcen ein gemeinsamer Informationsbedarf. Die Familien müssten erfahren, ab wann eine Betreuung an welchem Ort und in welchem Umfang angeboten werden kann. Veröffentlicht die Schule bereits eine Wiederaufnahme, während die Kindertagesstätte noch Zeiten oder Zugang klärt, könnten unterschiedliche Erwartungen entstehen.

Ich empfehle deshalb, die Außeninformation aus den vereinbarten Bedingungen der Unterstützung abzuleiten. Im angenommenen Beispiel würde die Kindertagesstätte ihre Familien über Betreuung und Einschränkungen informieren, während die Schule die Angaben zu Räumen und Zugang bestätigt. Beide müssten außerdem vereinbaren, wie Änderungen an die andere Organisation gelangen und bereits veröffentlichte Auskünfte berichtigt werden.

Für ein vorbereitendes Kooperationsgespräch lässt sich daraus eine konkrete Aufgabe ableiten: Sobald Umfang und Voraussetzungen der Hilfe geklärt sind, gleichen beide Seiten ihre vorgesehenen Mitteilungen ab. Dabei zeigt sich, ob sie dasselbe Angebot beschreiben oder ob vor der Information der Betroffenen noch eine organisatorische Frage zu bearbeiten ist.